Die Geschäftsreiseplanung spielt eine entscheidende Rolle für Unternehmen jeder Größe und Branche. In der heutigen Zeit, in der Geschwindigkeit und Effizienz von größter Bedeutung sind, sind Unternehmen auf der Suche nach innovativen Lösungen, um ihre Reiseplanung zu optimieren. Plattformen für die Geschäftsreiseplanung haben sich als wirksame Werkzeuge erwiesen, um diese Herausforderungen zu bewältigen.

In diesem Artikel werden wir die Vorteile von Plattformen für die Geschäftsreiseplanung genauer untersuchen. Wir werden die verschiedenen Aspekte beleuchten, die diese Plattformen zu effektiven Werkzeugen für Unternehmen machen.

Was sind Geschäftsreiseplattformen?

Plattformen für die Geschäftsreiseplanung sind webbasierte Tools oder Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, den gesamten Prozess der Reiseplanung, -buchung und -verwaltung effizienter zu gestalten.

• Diese Plattformen bieten eine zentralisierte und benutzerfreundliche Schnittstelle, über die Mitarbeiter Flüge, Hotels, Mietwagen und andere Reisedienstleistungen suchen, vergleichen und buchen können.
• Durch die Nutzung solcher Plattformen können Unternehmen Zeit sparen, Kosten optimieren und eine bessere Kontrolle über ihre Geschäftsreisen erhalten.

Meist wird dafür eine App oder Browseransicht der Plattform genutzt. Unternehmen können ihren Angestellten eigene Profile erteilen, mit denen sie eigenhändig Betriebsreisen planen, die sich übergreifend an die Vorgaben durch die Firma halten. Dazugehörige Informationen, wie Ausgaben und Buchungsdaten, werden automatisiert archiviert, auf Wunsch bereits bearbeitet oder an die relevanten Stellen im internen Management weitergeleitet.

In der Regel werden diese Plattformen durch externe Dienstleister als SaaS (Software as a Service) angeboten. Hier nutzt man entweder kostenfreie Services mit einem begrenzten Funktionsumfang oder bezahlt eine monatliche oder jährliche Gebühr für ein Abonnement. Ein Beispiel ist die Planungsplattform für Geschäftsreisen TravelPerk(mehr Informationen zu TravelPerk gibt es hier).

• Durch das Angebot dieser Dienstleister werden den Firmen nicht nur die vollen Funktionen der Software eröffnet, sondern auch ein hilfreicher Kundenservice und Beratung bereitgestellt.
• Welche Funktionen und welchen Service bieten Plattformen für die Geschäftsreiseplanung?
• Plattformen für die Geschäftsreiseplanung bieten eine Vielzahl von Funktionen und Services, um Unternehmen bei der effizienten Planung und Verwaltung von Geschäftsreisen zu unterstützen. Zu den typischen Funktionen gehören:
• Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen: Die Plattformen ermöglichen es den Nutzern an einem zentralen Ort verschiedene Reisedienstleistungen zu suchen, zu vergleichen und direkt über die Plattform zu buchen.
• Zentrale Reisedatenbanken: Plattformen bieten Zugriff auf umfangreiche Datenbanken mit Informationen zu Flugverbindungen, Hoteloptionen, Mietwagenfirmen und anderen reisebezogenen Dienstleistungen. Die Informationen und die Buchung verlaufen dabei alle über eine einzelne App.
• Kostenvergleiche und Sparpotenziale: Durch die Integration von Vergleichsfunktionen können Nutzer Preise und Konditionen verschiedener Anbieter vergleichen, um die besten Angebote und Sparpotenziale zu identifizieren.
• Reiserichtlinien und Genehmigungsworkflows: Geschäftsreiseplattformen ermöglichen es Unternehmen, ihre spezifischen Reiserichtlinien festzulegen und Genehmigungsworkflows einzurichten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Reisebuchungen den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
• Reisekostenmanagement: Die Plattformen besitzen Funktionen zur Erfassung, Kategorisierung und Verfolgung von Reiseausgaben. Unternehmen können Ausgabenberichte generieren, um eine bessere Kontrolle über ihre Reisebudgets zu haben. Diese Daten können in vielen Fällen durch Schnittstellen automatisiert an Buchhaltungssoftware übertragen werden.
• Personalisierung der Reiseerfahrung: Mitarbeiter können individuelle Reiseprofile erstellen und Präferenzen wie Sitzplatzwahl, Hotelstandards und Vielfliegerprogramme angeben. Die Plattformen nutzen diese Informationen, um personalisierte Reiseempfehlungen zu geben oder die Suche nach passenden Optionen zu erleichtern.
• Sicherheitsmaßnahmen und 24/7-Support: Die Services geben Zugang zu Informationen über Reisewarnungen, Sicherheitsrichtlinien und Gesundheitsrisiken. Im Notfall stehen rund um die Uhr Support-Teams zur Verfügung, um Geschäftsreisende auch während Problemen auf der Reise zu unterstützen.
• Berichterstattung und Analysen: Die Plattformen liefern detaillierte Berichte und Analysen über Reiseausgaben, Buchungsmuster und Einsparungspotenziale. Unternehmen können diese Informationen nutzen, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Diese Funktionen und Services der Plattformen für Geschäftsreiseplanung führen zu einer effizienten, transparenten und kontrollierten Verwaltung von Geschäftsreisen.

• Der genaue Umfang an Optionen kann sich je nach gewählter Plattform und Abonnementmodell unterscheiden.

Die Vorteile der Plattformen für Geschäftsreisemanagement

Die Vorteile von Plattformen für Geschäftsreisemanagement sind vielfältig und umfassen unter anderem:

1. Effizienzsteigerung bei der Reiseplanung: Plattformen für die Geschäftsreiseplanung ermöglichen eine schnelle und einfache Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen. Automatisierte Prozesse und intuitive Benutzeroberflächen vereinfachen den Planungsprozess und sparen wertvolle Zeit.
2. Kostenkontrolle und Transparenz: Durch die zentrale Erfassung von Reisebuchungen und Ausgaben auf einer Plattform haben Unternehmen eine bessere Übersicht über ihre Reisekosten. Echtzeitinformationen und Analysetools ermöglichen eine effektive Kontrolle und Optimierung des Reisebudgets.
3. Reisemanagement und Compliance: Unternehmen geben zum Beispiel Maximalgrenzen für Hotelzimmerkosten pro Nacht an. Die Plattform stellt sicher, dass die Reisenden nur innerhalb dieser Vorgaben Services buchen können. Angestellte haben daher etwas mehr Freiheit und können Optionen aussuchen, die ihnen individuell zusagen, ohne für jeden Punkt einzeln eine Genehmigung einholen zu müssen. Das spart Zeit. Die gebuchten Services bleiben durch die Richtlinien aber garantiert im gewünschten Rahmen des Unternehmens.
4. Personalisierte Reiseerfahrung: Mitarbeiter können individuelle Reiseprofile erstellen, Präferenzen angeben und unpassende Angebote direkt aussortieren. Das beschleunigt die Suche. Durch personalisierte Vorschläge werden die Angestellten zudem auf passende Angebote aufmerksam gemacht, die sie sonst womöglich verpasst hätten.
5. Kundensupport: Die Plattformen bieten rund-um-die-Uhr-Kundensupport und Unterstützung bei Notfällen. Statt sich an das eigene Unternehmen zu richten und bei Problemen potenziell auf die Arbeitszeiten in Büro warten zu müssen, steht hier immer eine Kontaktperson des Supports zur Verfügung. Durch die Netzwerke des Dienstleisters und das spezialisierte Support-Team haben diese in der Regel auch schneller eine Lösung parat, als normale Personaler des eigenen Unternehmens.
6. Sicherheit und Risikomanagement: Die Geschäftsreiseplattformen liefern Informationen zu Reisewarnungen und Sicherheitsrichtlinien. Unternehmen können Reisedaten erfassen und überprüfen, um die Sicherheit der Geschäftsreisenden zu gewährleisten. Krisenmanagement und Notfallunterstützung sind ebenfalls verfügbar.

• In den Zeiten der Reiseeinschränkungen aufgrund der Covid-Pandemie war dieser Service beispielsweise eine extrem große Hilfe. Die Plattformen haben dabei geholfen, Reisende und Unternehmen tagesaktuell über relevante Vorgaben zu informieren und Absicherungen wie Buchungsrücktritts- oder -ausfallversicherungen durchzusetzen.
• Für den Fall, dass ein Flug abgesagt wurden musste, konnten Reisende den Kundenservice kontaktieren, um eine Lösung zu finden, und waren nicht ohne Unterstützung gestrandet.

Durch die Nutzung von Plattformen für Geschäftsreisemanagement können Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren und ihre Reiseplanung optimieren, Kosten senken, Compliance sicherstellen und die Reiseerfahrung für ihre Mitarbeiter verbessern.

Fazit

Plattformen für die Geschäftsreiseplanung bieten Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen und Funktionen, um ihre Reiseplanung effizienter und transparenter zu gestalten. Von der Steigerung der Effizienz und Kontrolle über Reisekosten bis hin zur Personalisierung der Reiseerfahrung und Sicherheit von Geschäftsreisenden bieten diese Plattformen eine ganzheitliche Lösung.

Durch die zentrale Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen, die Einhaltung von Reiserichtlinien und Genehmigungsworkflows sowie den Zugriff auf umfangreiche Reisedatenbanken können Unternehmen Zeit sparen, Kosten optimieren und Compliance sicherstellen. Darüber hinaus ermöglichen personalisierte Reiseprofile, individuelle Präferenzen und maßgeschneiderte Empfehlungen eine angenehmere Reiseerfahrung für Mitarbeiter.

Die Verfügbarkeit von Sicherheitsmaßnahmen, Notfallunterstützung und Echtzeitinformationen hilft, die Sicherheit von Geschäftsreisenden zu gewährleisten. Durch detaillierte Berichte und Analysen können Unternehmen außerdem fundierte Entscheidungen treffen und ihre Geschäftsreisen optimieren.

Insgesamt bieten Plattformen für die Geschäftsreiseplanung eine ideale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Reiseplanung effizienter zu gestalten und die Bedürfnisse von Mitarbeitern zu erfüllen. Mit den zahlreichen Vorteilen, die sie bieten, sind diese Plattformen eine wertvolle Unterstützung für Unternehmen jeder Größe und Branche.

(exb)

(Bildquelle: https://unsplash.com/de/fotos/rtERWYDrJoI)